Privacy- en cookiebeleid
Privacy- en cookiebeleid
Uw vertrouwen en privacy zijn belangrijk voor ons. In dit beleid leggen wij duidelijk uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke keuzes en rechten u heeft.
Laatst bijgewerkt op 18 augustus 2026
English version below
1. Wie is verantwoordelijk?
Hauwytrans BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van onze website en vervoersdiensten worden verwerkt.
Sint-Antoniusstraat 12
3970 Leopoldsburg, België
Ondernemings- en btw-nummer: BE 0654.807.408
E-mail: info@hauwytrans.be
Telefoon: +32 (0)497 63 50 92
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering en wettelijke verplichtingen. Afhankelijk van uw contact met Hauwytrans kan het gaan om:
- Identificatie- en contactgegevens: naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsgegevens.
- Reservatie- en ritgegevens: ophaal- en bestemmingsadres, datum, tijdstip, aantal reizigers, bagage, tussenstops, retourgegevens en bijzondere praktische wensen.
- Vluchtgegevens: luchthaven, vluchtnummer en geplande of werkelijke aankomst- en vertrektijd wanneer dit nodig is voor luchthavenvervoer.
- Communicatiegegevens: berichten via e-mail, telefoon, contactformulier of andere communicatiekanalen en de informatie die u daarbij zelf verstrekt.
- Facturatie- en betaalgegevens: factuuradres, btw-nummer, betaalmethode, betalingsstatus en andere wettelijk vereiste boekhoudkundige gegevens.
- Technische websitegegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, loggegevens en cookievoorkeuren, voor zover deze door de website of de gebruikte diensten worden verwerkt.
Vraagt u vervoer aan voor een andere persoon, dan verwachten wij dat u die persoon informeert over het delen van zijn of haar gegevens met Hauwytrans.
3. Waarom en op welke grond verwerken wij gegevens?
| Doel | Voorbeelden | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Offertes en reservaties | Een aanvraag beoordelen, een prijs berekenen, beschikbaarheid controleren en een rit bevestigen. | Voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst. |
| Uitvoering van vervoer | De rit plannen, de chauffeur informeren, reizigers ophalen, vluchtinformatie volgen en wijzigingen communiceren. | Uitvoering van een overeenkomst. |
| Klantenservice | Vragen beantwoorden, klachten behandelen en verloren voorwerpen of praktische problemen opvolgen. | Uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om goede service te bieden. |
| Betaling en administratie | Betalingen verwerken, facturen opmaken, boekhouding voeren en wettelijke controles mogelijk maken. | Uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichtingen. |
| Veiligheid en geschillen | Misbruik voorkomen, incidenten onderzoeken en juridische aanspraken vaststellen, uitoefenen of verdedigen. | Gerechtvaardigd belang en, waar van toepassing, een wettelijke verplichting. |
| Website en cookies | De website beveiligen, voorkeuren onthouden en – alleen na toestemming waar vereist – statistieken of externe inhoud gebruiken. | Gerechtvaardigd belang voor strikt noodzakelijke functies; toestemming voor niet-noodzakelijke cookies. |
Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, wegen wij ons belang af tegen uw rechten en redelijke verwachtingen. U kunt in bepaalde gevallen bezwaar maken tegen zo’n verwerking.
4. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen wanneer dit nodig is voor onze diensten, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld met:
- de chauffeur die uw rit uitvoert en, indien nodig, een zorgvuldig geselecteerde vervoerspartner;
- leveranciers van planning, e-mail, telefonie, websitehosting, IT-beveiliging en klantencommunicatie;
- betaaldienstverleners, banken, accountants, boekhouders en verzekeraars;
- professionele adviseurs, overheidsinstanties, politie of gerechtelijke instanties wanneer de wet dit vereist of dit nodig is voor een rechtsvordering.
Dienstverleners die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, mogen deze alleen gebruiken volgens onze instructies en moeten passende beveiligingsmaatregelen toepassen.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige digitale dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dit gebeurt, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.
5. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Daarbij hanteren wij onder meer de volgende criteria:
- aanvragen die niet tot een reservatie leiden: in beginsel maximaal 24 maanden na het laatste contact;
- reservatie-, rit- en klantenservicegegevens: zolang nodig voor de uitvoering en opvolging van de dienst, en daarna in beginsel maximaal 5 jaar, tenzij een langere termijn noodzakelijk is voor een geschil of wettelijke verplichting;
- facturen, betalingsgegevens en boekhoudkundige documenten: gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijn;
- technische beveiligings- en serverloggegevens: in beginsel maximaal 6 maanden, tenzij een incident een langere bewaring noodzakelijk maakt;
- cookievoorkeuren en toestemmingsregistraties: zolang nodig om uw keuze aan te tonen en te respecteren, waarna opnieuw om een keuze kan worden gevraagd.
Na afloop van de toepasselijke termijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij verdere bewaring wettelijk verplicht of noodzakelijk is.
7. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, misbruik of wijziging. Dit omvat waar passend toegangsbeperking, beveiligde verbindingen, updates, back-ups, zorgvuldig gekozen leveranciers en interne afspraken over vertrouwelijke omgang met gegevens.
Geen enkel systeem is volledig risicovrij. Vermoedt u misbruik of een beveiligingsprobleem, neem dan zo snel mogelijk contact met ons op.
8. Uw privacyrechten
Afhankelijk van de situatie heeft u het recht om:
- informatie en inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij over u verwerken;
- onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
- uw persoonsgegevens te laten wissen wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;
- de verwerking tijdelijk te laten beperken;
- gegevens die u ons verstrekte in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
- bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
- uw toestemming op elk moment in te trekken.
U kunt uw verzoek sturen naar info@hauwytrans.be. Om uw gegevens te beschermen, kunnen wij vragen om uw identiteit op een passende manier te bevestigen. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan die termijn wettelijk worden verlengd; in dat geval informeren wij u daarover.
9. Vragen, verzoeken en klachten
Heeft u een vraag over dit beleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met Hauwytrans via info@hauwytrans.be of via de contactgegevens bovenaan dit document.
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij:
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
10. Wijzigingen aan dit beleid
Wij kunnen dit privacy- en cookiebeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, website, gebruikte technologie of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie wordt steeds op deze pagina gepubliceerd. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij u aanvullend informeren.
Dit beleid beschrijft de algemene werkwijze van Hauwytrans. Specifieke overeenkomsten of wettelijk verplichte informatie kunnen aanvullende bepalingen bevatten.
Privacy and Cookie Policy
Your trust and privacy are important to us. This policy clearly explains which personal data we process, why we process it, and which choices and rights you have.
Last updated on 18 August 2026
1. Who is responsible?
Hauwytrans BV is the controller responsible for the personal data processed in connection with our website and transport services.
Sint-Antoniusstraat 12
3970 Leopoldsburg, Belgium
Company and VAT number: BE 0654.807.408
Email: info@hauwytrans.be
Telephone: +32 (0)497 63 50 92
2. What personal data do we process?
We only process personal data that is necessary for our services, business operations and legal obligations. Depending on your interaction with Hauwytrans, this may include:
- Identity and contact details: surname, first name, address, email address, telephone number and company details.
- Booking and journey details: pick-up and destination addresses, date, time, number of passengers, luggage, intermediate stops, return journey details and specific practical requirements.
- Flight details: airport, flight number and scheduled or actual arrival and departure times when required for airport transport.
- Communication details: messages sent by email, telephone, contact form or other communication channels, including the information you provide.
- Invoicing and payment details: billing address, VAT number, payment method, payment status and other accounting information required by law.
- Technical website data: IP address, browser and device information, log data and cookie preferences, insofar as these are processed by the website or services used.
If you request transport for another person, we expect you to inform that person that their details will be shared with Hauwytrans.
3. Why and on what legal basis do we process data?
| Purpose | Examples | Legal basis |
|---|---|---|
| Quotations and bookings | Assessing a request, calculating a price, checking availability and confirming a journey. | Steps taken before entering into a contract or performance of a contract. |
| Providing transport | Planning the journey, informing the driver, collecting passengers, monitoring flight information and communicating changes. | Performance of a contract. |
| Customer service | Answering questions, handling complaints and following up on lost property or practical issues. | Performance of the contract and our legitimate interest in providing good service. |
| Payments and administration | Processing payments, issuing invoices, maintaining accounts and facilitating statutory checks. | Performance of a contract and compliance with legal obligations. |
| Security and disputes | Preventing misuse, investigating incidents and establishing, exercising or defending legal claims. | Legitimate interest and, where applicable, compliance with a legal obligation. |
| Website and cookies | Securing the website, remembering preferences and using statistics or external content only after consent where required. | Legitimate interest for strictly necessary functions; consent for non-essential cookies. |
When we rely on a legitimate interest, we balance our interest against your rights and reasonable expectations. In certain circumstances, you may object to such processing.
5. How long do we retain personal data?
We do not retain personal data for longer than necessary for the purpose for which it was collected. We apply the following criteria, among others:
- requests that do not result in a booking: generally for no more than 24 months after the last contact;
- booking, journey and customer service data: for as long as necessary to provide and follow up the service, and generally for no more than 5 years afterwards, unless a longer period is required due to a dispute or legal obligation;
- invoices, payment details and accounting records: for the statutory retention period;
- technical security and server log data: generally for no more than 6 months, unless an incident requires longer retention;
- cookie preferences and consent records: for as long as necessary to demonstrate and respect your choice, after which you may be asked to make a new choice.
Once the applicable period has expired, we delete or anonymise the data unless further retention is required by law or otherwise necessary.
7. How do we protect your data?
We take appropriate technical and organisational measures to protect personal data against loss, unauthorised access, misuse or alteration. Where appropriate, these measures include access restrictions, secure connections, updates, backups, carefully selected suppliers and internal arrangements for handling data confidentially.
No system is entirely risk-free. If you suspect misuse or a security issue, please contact us as soon as possible.
8. Your privacy rights
Depending on the circumstances, you have the right to:
- request information about and access to the personal data we process about you;
- have inaccurate or incomplete data corrected;
- have your personal data erased where the legal conditions are met;
- temporarily restrict processing;
- receive data you provided to us in a portable format;
- object to processing based on a legitimate interest;
- withdraw your consent at any time.
You can send your request to info@hauwytrans.be. To protect your data, we may ask you to confirm your identity in an appropriate manner. We generally respond within one month. This period may legally be extended for a complex request; if so, we will inform you.
9. Questions, requests and complaints
Do you have a question about this policy or the processing of your personal data? Contact Hauwytrans at info@hauwytrans.be or using the contact details at the beginning of this document.
You also have the right to lodge a complaint with:
Rue de la Presse 35
1000 Brussels
Website: www.dataprotectionauthority.be
10. Changes to this policy
We may amend this privacy and cookie policy when our services, website, technology or legal obligations change. The most recent version will always be published on this page. We may provide additional notice in the event of significant changes.
This policy describes Hauwytrans’s general practices. Specific agreements or legally required notices may contain additional provisions.
